Stappenplan

Els van Kernebeek

“Niet alleen tijdens de wedstrijden, maar juist ook bij het maken van topsportafspraken hanteren wij de kernwaarden Excelleren, Respect en Samen”

Procescyclus

Het maken van afspraken tussen sportbond en topsporters is een proces, waarbij de dialoog tussen de betrokken partijen centraal staat. De kernwaarden excelleren, respect en samen staan hierbij centraal. Het stappenplan is opgedeeld in vijf fasen:



1. Voorbereiden
In deze fase bepalen de betrokken partijen los van elkaar wie de partij vertegenwoordigd in de gesprekken, hoe de achterban wordt betrokken bij het proces en wat op voorhand relevante informatie in dit proces is.

  • Bepalen gesprekspartners
  • Bepalen wijze informeren achterban
  • Bepalen doelgroep afspraken topsport
  • Inventariseren relevant sportbondbeleid
  • Bepalen externe deskundigen
  • Inventariseren praktijkervaringen


2. Ontmoeten en oriënteren
In deze fase staan elkaar begrijpen en waarderen centraal. De betrokken partijen delen in deze fase de belangrijkste uitgangspunten. Samen bepalen zij de gezamenlijke belangen en behoeften en de toegevoegde waarde, die zij beiden kunnen leveren aan de sport, het topsportprogramma en de topsporter.

  • Erkennen gesprekspartners en ieders rol
  • Doornemen van concept planning
  • Bepalen externe deskundigen
  • Benoemen kansen en bedreigingen
  • Bespreken aanpak
  • Bepalen planning
  • Vastleggen gemaakte procesafspraken (en delen met achterban)


3. Bespreken en vastleggen
In deze fase worden onderwerpen met elkaar besproken en beschreven. Cruciaal hierbij is dat zowel de sportbond als de topsporters gaan reflecteren op elkaars behoeften en belangen. Aan het einde van deze fase leggen zij de afspraken vast in de topsportovereenkomst. De sportbond houdt hierbij oog voor het individu en de topsporter voor het collectief.

  • Gespreksagenda maken en vaststellen
  • Bespreken topsportafspraken
  • Reageren op concept topsportovereenkomst
  • Definitief maken overeenkomst
  • Delen overeenkomst met achterban


4. Implementeren
In deze fase geven sportbond en topsporter uitvoering aan de gemaakte afspraken. Net als in andere fasen, werken zij samen en wisselen zij ervaringen uit over de gemaakte afspraken. Deze ervaringen verzamelen zij voor de volgende fase.

  • Ondertekenen van overeenkomsten
  • Informeren betrokkenen
  • Praktijkervaringen verzamelen


5. Evalueren
Deze fase is bedoeld voor het delen van de ervaringen bij de gemaakte afspraken. De partijen inspireren elkaar om bij te dragen aan de samenwerking. Ze zijn betrokken en tonen nieuwe ideeën om de samenwerking structureel te verbeteren.

  • Ophalen praktijkervaringen
  • Delen praktijkervaringen
  • Besluit vervolg

Stap voor stap door elke fase

Op basis van de gedefinieerde rollen van de sportbond en de topsporters zijn verantwoordelijkheden ontstaan en daar horen specifieke activiteiten bij. In tabelvorm is dit per stap uiteengezet.

Stap 1: Voorbereiding

Voordat partijen het gesprek met elkaar aan gaan, is een goede voorbereiding belangrijk zowel voor de sportbond als voor de topsporters. Wie gaan de gesprekken voeren? Welke ondersteuning is er nodig? Wat zijn de belangrijkste speerpunten? Wat is de deadline? Wat zijn de beste communicatiemomenten en hoe kun je dat het beste aanpakken? Etc. In onderstaand overzicht zetten we deze zaken nog eens op een rij.

Omschrijving Sportbond Topsporters
1.1 Bepalen gesprekspartners Wie is er verantwoordelijk voor de totstandkoming, uitvoering en naleving van de ‘Afspraken topsport’? Bij de sportbond is dat waarschijnlijk de (Technisch) Directeur en bij de topsporters een bondsatletencommissie (BAC) of een gekozen vertegenwoordiging. X X
1.2 Bepalen wijze informeren naar achterban Voor de sportbond: bijv. het sportbondsbestuur en betrokkenen in de werkorganisatie. Voor topsporters: alle topsporters. X X
1.3 Bepalen eindresultaat en oplevering overeenkomst Wanneer moet de overeenkomst gereed zijn? En waarom? De sportbond moet rekening houden met eisen en procedures van bijv. NOC*NSF en afspraken met bijvoorbeeld sponsoren. De topsporters dienen rekening te houden met hun afspraken met sponsoren, maar ook met hun wedstrijdplanning. X X
1.4 Bepalen doelgroep Afspraken topsport Er zijn vier groepen topsporters te onderscheiden: senioren selectie, senioren topsportprogramma, junioren selectie en junioren opleidingsprogramma. Het kiezen van de doelgroep en het bepalen van de variant is afhankelijk van de context van de sport. X
1.5 Inventariseren van relevant sportbondsbeleid X
1.6 Inventariseren externe deskundigen Welke expertise is nodig en dient mogelijk extern ingehuurd te worden? Bijvoorbeeld juridische expertise of inhoudelijk klankbord. X X
1.7 Inventarisatie praktijkervaringen Wat willen de sportbond en topsporters in hoofdlijnen met elkaar (beter) afspreken? X X
1. In tabellen wordt meermaals aangegeven dat zowel de sportbond als de topsporters de verantwoordelijkheid hebben om bij te dragen aan de omschreven activiteit. In de praktijk zal een van de twee partijen meer dan de ander het initiatief kunnen nemen of in de uitvoering betrokken zijn. Hier is dat aangemerkt met een oranje X.

Stap 2: Ontmoeten en oriënteren

In deze fase nemen de sportbond en de topsporters samen het proces door en bevestigen zij hun eigen rol. Op die manier krijgen zij inzicht in elkaars belangen en behoeften.

Omschrijving Sportbond Topsporters
2.1 Erkennen gesprekspartners en ieders rol Welke rol en verantwoordelijkheid hebben de partijen? Delen en met elkaar vaststellen wie betrokken is bij de totstandkoming, uitvoering en naleving afspraken topsport. X X
2.2 Doornemen van de concept planning Delen van elkaars planning en met elkaar vaststellen wat een realistische planning is voor de totstandkoming van de overeenkomst. X X
2.3 Bepalen externe deskundigen Bepalen welke externe deskundigen bij het proces worden betrokken. Wat zijn de mogelijkheden om hierin samen op te trekken? X X
2.4 Benoemen kansen en bedreigingen Het gezamenlijk in kaart brengen van kansen en bedreigingen (planning en inhoud). X X
2.5 Bespreken aanpak Met elkaar bespreken hoe de processtappen worden doorlopen. Afhankelijk van de situatie zullen de verschillende fasen bij de ene sportbond meer tijd kosten dan bij de andere. Zo zal het ene onderwerp eenvoudiger te bespreken zijn dan het andere. Soms zal de achterban geconsulteerd moeten worden. De ene werkwijze kost meer tijd dan de andere. Door vooraf te bekijken waar de mogelijke knelpunten/vertraging in de processtappen zitten, kan de planning realistisch worden opgesteld. X X
2.6 Bepalen planning Aan de hand van de verzamelde informatie (externe deskundigen, kansen en bedreigingen en aanpak) de concept planning aanpassen. X X
2.7 Vastleggen gemaakte procesafspraken Op basis van bovenstaande informatie via een verslag of notitie de gemaakte procesafspraken bevestigen (aanzet door sportbond, feedback door topsporters). X X
2.8 Delen procesafspraken met achterban X X
1. In tabellen wordt meermaals aangegeven dat zowel de sportbond als de topsporters de verantwoordelijkheid hebben om bij te dragen aan de omschreven activiteit. In de praktijk zal een van de twee partijen meer dan de ander het initiatief kunnen nemen of in de uitvoering betrokken zijn. Hier is dat aangemerkt met een oranje X.

Stap 3: Bespreken en vastleggen

In deze fase worden de gemaakte ‘Afspraken topsport’ uitgewerkt en vastgelegd in een topsportovereenkomst.

Omschrijving Sportbond Topsporters
3.1 Maken en vaststellen gespreksagenda (te bespreken onderwerpen) De sportbond doet op basis van de gemaakte procesafspraken een voorstel, waar topsporters op reageren (bevestiging of voorstel van wijzigingen). X X
3.2 Bespreken van ‘Afspraken topsport’ Aan de hand van modelovereenkomst Topsporter-Bond worden de onderwerpen besproken. - De volgorde wordt bepaald in de gespreksagenda;
- Hierbij wordt rekening gehouden met vier mogelijke varianten (zie 1.4);
- Afhankelijk van de sport(discipline) worden algemene afspraken gemaakt.
Bij het bespreken van de topsportafspraken wordt de visie op het maken van topsportafspraken in acht genomen.
- Bespreken/herhalen procesafspraken korte termijn (planning, reactietermijn);
- Bespreken evaluatiemoment (fase 5).
X X
3.3 Vastleggen van ‘Afspraken topsport’ Verwerken van de gemaakte afspraken in de concept topsportovereenkomst(en). X
3.4 Reageren op concept overeenkomst(en) Topsporter-Bond Concept topsportovereenkomst(en) doornemen en indien nodig voorzien van aanpassingen/suggesties. Eventueel akkoord geven. X
3.5 Definitief maken concept overeenkomst(en) Topsporter-Bond Opmaken van definitieve versie van overeenkomst(en) met juridische controle. X
3.6 Delen overeenkomst(en) met achterban Door sportbond: delen met bestuur (bestuursvergadering, schriftelijk, etc.). Door topsporters: met alle topsporters (bijeenkomst). X X
3.7 Terugkoppeling reacties achterban De reacties van de achterbannen terugkoppelen aan de andere partij. Desgewenst in een bijeenkomst ‘moeilijke’ punten opnieuw bespreken. X X
3.8 Definitief maken overeenkomst(en) Topsporter-Bond Als de partijen het eens zijn over de overeenkomst(en), kunnen zij deze definitief maken en verspreiden. Een juridische controle hierbij is wenselijk. X
1. In tabellen wordt meermaals aangegeven dat zowel de sportbond als de topsporters de verantwoordelijkheid hebben om bij te dragen aan de omschreven activiteit. In de praktijk zal een van de twee partijen meer dan de ander het initiatief kunnen nemen of in de uitvoering betrokken zijn. Hier is dat aangemerkt met een oranje X.

Stap 4: Implementeren

De sportbond en de topsporters hebben de afspraken met elkaar doorgenomen. In deze fase worden ze vastgelegd in een overeenkomst. Cruciaal is dat iedereen goed wordt geïnformeerd over de inhoud van de afspraken. Een centrale bijeenkomst tussen sportbond en topsporters, waarin de belangrijkste onderwerpen worden toegelicht, kan daarbij helpen.

Omschrijving Sportbond Topsporters
4.1 Ondertekenen van topsportovereenkomst(en) De sportbond stuurt de topsportovereenkomsten naar de topsporters en krijgt de overeenkomst ondertekend terug. X X
4.2 Informeren betrokkenen De sportbond informeert de belanghebbenden( zoals bondssponsors, werkorganisatie etc.) over de ‘Afspraken topsport’. Topsporters informeren individueel hun eigen belanghebbenden over de ‘Afspraken topsport’ (zoals managers, privésponsors, commerciële ploeg/team etc.). X X
4.3 Praktijkervaringen verzamelen en controleren afspraken Na de implementatie verzamelen sportbond en topsporters praktijkervaringen en sturen desgewenst (operationeel) bij. Daarnaast wordt structureel gecontroleerd of iedereen zich goed aan de afspraken houdt. X X
1. In tabellen wordt meermaals aangegeven dat zowel de sportbond als de topsporters de verantwoordelijkheid hebben om bij te dragen aan de omschreven activiteit. In de praktijk zal een van de twee partijen meer dan de ander het initiatief kunnen nemen of in de uitvoering betrokken zijn. Hier is dat aangemerkt met een oranje X.

Stap 5: Evalueren

Het is zaak om de overeenkomst van het begin af aan te evalueren. Al bij de start van de overeenkomst moeten partijen kijken of datgene wat op papier is afgesproken in de praktijk goed werkt, of dat er wellicht aanpassingen plaats moeten vinden. Het is verstandig om op voorhand een aantal keren per jaar afspraken in te plannen om te evalueren. Die afspraken vormen dan ook een goede gelegenheid om op basis van de praktijk nieuwe ideeën op te doen over mogelijke oplossingen, die bijdragen aan de samenwerking.

Omschrijving Sportbond Topsporters
5.1 Ophalen praktijkervaringen De sportbond haalt bij het bestuur en de werkorganisatie praktijkervaringen op.
Topsporters halen praktijkervaringen op bij topsporters.
X X
5.2 Delen van praktijkervaringen De sportbond en de topsporters informeren elkaar over praktijkervaringen en de door hen geconstateerde (nieuwe) kansen en bedreigingen. X X
5.3 Besluit vervolg Samen besluiten of er behoefte is aan:
(a) bijstelling van de huidige set van topsportafspraken of
(b) dat er sprake kan zijn van een stilzwijgende verlenging.
Indien (a) van toepassing: proces starten bij fase 1 Voorbereiding.
Indien (b) van toepassing: afspraak maken voor de volgende evaluatie en het proces vervolgen bij fase 5 Evalueren
X X
1. In tabellen wordt meermaals aangegeven dat zowel de sportbond als de topsporters de verantwoordelijkheid hebben om bij te dragen aan de omschreven activiteit. In de praktijk zal een van de twee partijen meer dan de ander het initiatief kunnen nemen of in de uitvoering betrokken zijn. Hier is dat aangemerkt met een oranje X.

TIP
Als bij de evaluatie is gebleken dat de huidige topsportafspraken voldoen en geen wijzigingen behoeven, is dat positief. Toch blijft het raadzaam om ook de positieve punten met elkaar te bespreken en vast te leggen. Hiermee wordt de (goede) samenwerking bevestigd en blijf je met elkaar in gesprek.
In een positief scenario worden de ’Afspraken topsport’ stilzwijgend verlengd, omdat er voor beiden partijen geen reden is om afspraken te wijzigen. Het is aan te bevelen om niet vaker dan twee keer de afspraken stilzwijgend te verlengen, zodat er geen lange status quo ontstaat. Het is gezond om over bepaalde thema’s het gesprek te blijven voeren, omdat de dialoog bijdraagt aan acceptatie en draagvlak.